Nuestro cliente, una Fundación con sede en Madrid, está buscando un/a secretario/a ejecutivo/a para dar soporte administrativo y contribuir al correcto funcionamiento diario de la organización.

Buscamos un/a profesional que actúe como punto de coordinación y soporte para la dirección, siendo responsable de centralizar información, gestionar comunicaciones y coordinar a diferentes interlocutores internos y externos. El/la candidato/a seleccionado/a deberá ser capaz de identificar rápidamente las necesidades que puedan surgir, localizar a la persona o proveedor adecuado y realizar el seguimiento necesario hasta su resolución.

Este puesto es adecuado para una persona organizada, resolutiva, discreta y con gran capacidad de anticipación, que sepa gestionar varias tareas simultáneamente, establecer prioridades y desenvolverse con autonomía en un entorno profesional dinámico e internacional.

Responsabilidades:

• Actuar como primer punto de contacto ante necesidades operativas e incidencias, identificando a quién contactar en cada situación y coordinando su resolución.
  

• Mantener actualizada y organizada la red de contactos, proveedores, colaboradores y servicios externos de la organización.

• Coordinar y realizar seguimiento de proveedores y servicios externos, incluyendo solicitudes, presupuestos, intervenciones, documentación y resolución de incidencias.

• Gestionar tareas administrativas del día a día y realizar seguimiento de documentación, facturas, contratos, correspondencia y otros asuntos operativos.

• Llevar el control y seguimiento de asuntos pendientes, compromisos, plazos y tareas, escalando a dirección aquellos temas que requieran su intervención.

• Coordinar agendas, reuniones, citas, llamadas y determinados compromisos profesionales cuando sea necesario.

• Organizar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hoteles, traslados y documentación.

• Gestionar y mantener accesible la documentación, información relevante, directorios y procedimientos necesarios para el correcto funcionamiento de la organización.

• Apoyar la coordinación logística de reuniones, eventos, desplazamientos y otras actividades vinculadas a la fundación.

• Mantener una comunicación fluida con dirección, proporcionando información clara sobre asuntos pendientes, incidencias, prioridades y cuestiones que requieran toma de decisiones.
  

Requisitos:

• Español e inglés alto, tanto hablado como escrito.

• 3-5 años de experiencia como Personal Assistant, Executive Assistant o Asistente de Dirección.

• Buen manejo de herramientas informáticas y paquete Office/Google Workspace.

• Discreción, confidencialidad y capacidad para trabajar con autonomía.

• Flexibilidad y capacidad para gestionar imprevistos.
  

Condiciones:

• Ubicación: Madrid, presencial.

• Jornada completa con horario a determinar en función de las necesidades del puesto.

• Incorporación: Octubre 2026

• Entorno profesional vinculado al ámbito de la fundación y la cultura.

• Salario: 32,000- 45,000 € / brutos anuales (en función de la experiencia y perfil del candidato)